Sistema de Control Interno: 5 Componentes del SCI
El sistema de control interno incluye un conjunto de normas, políticas y procedimientos que una organización pone en práctica para proporcionar orientación, aumentar la eficiencia y reforzar el cumplimiento de las políticas.
Son importantes para lograr el objetivo empresarial. Los 5 componentes de un sistema de control interno están vinculados a la organización.
¿Qué es el sistema de control interno?
La estructura de control interno de una empresa consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una garantía razonable de que se alcanzarán los objetivos específicos de la entidad.
En las organizaciones de pequeñas empresas, generalmente, el propietario-gerente controla la totalidad de las actividades de su negocio mediante su supervisión personal y su participación directa.
Por ejemplo;
El propietario generalmente compra los materiales necesarios para el negocio y otras propiedades.
Él mismo nombra a los empleados, completa el contrato con ellos a través de la discusión, y mantiene una vigilancia constante sobre sus actividades.
Firma los cheques para los pagos en las diferentes partidas.
Como firma todos los cheques, puede entender fácilmente qué productos, bienes y servicios está firmando.
Pero con la expansión del negocio, se necesita el nombramiento de más empleados y funcionarios, y el alcance del negocio también se amplía.
En tales condiciones, resulta casi imposible que el gerente realice por sí solo todas las actividades de la empresa para las que debe delegar autoridad. Por tanto, su control global tiende a disminuir.
El sistema de control interno difiere de una organización empresarial a otra en función de la naturaleza y el tamaño de la empresa.
Para lograr el objetivo de una empresa, la ejecución adecuada de las actividades empresariales a la luz de las leyes vigentes y las condiciones socioeconómicas del país se denomina sistema o estructura de control interno.
El sistema de control interno se introduce para evitar errores y fraudes y para el control sistemático de las actividades empresariales.
Según el Instituto Americano de Contables Públicos (AlCPA), el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados en una empresa salvaguardan sus activos, comprueban la exactitud y fiabilidad de sus datos contables, promueven la eficacia operativa y fomentan la adhesión a las políticas de gestión preservadas.
Elementos del sistema de control interno
Los tres elementos del sistema de control interno son:
Control del entorno:
La actitud, el estado de alerta y el celo en el trabajo de los directores, los gerentes y los accionistas se reflejan a través del control del entorno.
Sistema contable:
Por sistema contable se entienden algunos procedimientos y registros con los que se realiza la identificación de las transacciones comerciales, la clasificación, el resumen, la preparación de los estados y el análisis para la presentación oportuna de la información correcta.
Procedimiento de control:
Las políticas y procedimientos adicionales adoptados por la autoridad empresarial para asegurar el logro del objetivo específico de una organización empresarial son los procedimientos de control.
Estos procedimientos de control son:
- La correcta delegación de poderes,
- Segregación de responsabilidades,
- Elaboración y uso de documentos,
- Adopción de medidas de seguridad adecuadas para proteger los bienes, y
- Control independiente de la ejecución de las actividades.
Un sistema de control interno no sólo previene el fraude, sino que también cumple otros objetivos:
- La organización empresarial aplica sus políticas cumpliendo las leyes vigentes del país.
- Los empleados y funcionarios cumplen con sus responsabilidades asignadas para aumentar la eficiencia en la ejecución del trabajo.
- Los estados financieros proporcionan información correcta y fiable manteniendo una contabilidad adecuada.
A la luz de la discusión anterior, se puede afirmar brevemente que las políticas y planes generales adoptados por la dirección para la correcta ejecución de las actividades empresariales se denominan sistema de control interno.
Control del entorno
El entorno de control es la base de otros elementos de todos los demás componentes del sistema de control interno. Los valores morales, las habilidades de gestión, la honestidad de los empleados, la dirección de la empresa, etc., están incluidos en el entorno de control.
Evaluación de riesgos
Después de establecer el objetivo de la empresa, hay que evaluar los riesgos externos e internos. La dirección determina los medios de control de riesgos tras examinar los riesgos relacionados con cada objetivo.
Actividades de control
La dirección establece un sistema de actividades de control para prevenir los riesgos asociados a cada objetivo. Estas actividades de control incluyen todas las medidas que deben seguir los empleados.
Información y comunicación
La información relevante para la toma de decisiones debe ser recogida y comunicada en el momento oportuno. Los eventos que producen datos pueden provenir de fuentes internas o externas.
La comunicación es muy importante para alcanzar los objetivos de la dirección. Los empleados deben saber qué se espera de ellos y cómo se relacionan sus responsabilidades con las actividades de los demás. La comunicación de los propietarios con las partes externas, como los proveedores, también es muy importante.
Supervisión
Cuando el sistema de control interno está en práctica, la organización supervisa su eficacia para introducir los cambios necesarios si surge algún problema grave.
Responsabilidad del sistema de control interno
Es responsabilidad general de todos los empleados, funcionarios y directivos de una empresa seguir el sistema de control interno.
Las tres partes mencionadas tienen funciones definidas para que el sistema de control interno sea eficaz:
Dirección
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno eficaz depende principalmente de la dirección. Mediante el liderazgo y el ejemplo o la reunión, la dirección demuestra un comportamiento ético y la integridad del carácter dentro de la empresa.
Consejo de administración
El consejo de administración, que posee un sólido conocimiento práctico, da directrices a la dirección para que los directivos deshonestos no puedan ignorar algunos procedimientos de control. El consejo de administración detiene este tipo de actividad desleal. A veces, un consejo de administración eficaz que tenga acceso al sistema de auditoría interna puede descubrir fraudes y falsificaciones.
Auditores
Los auditores evalúan la eficacia de la estructura de control interno de una organización empresarial y determinan si las políticas y actividades empresariales se siguen correctamente. La red de comunicación ayuda a la ejecución de una estructura de control interno eficaz. Y todos los funcionarios y empleados forman parte de esta red de comunicación.
3 Objetivos del sistema de control interno
El sistema de control interno incluye un conjunto de reglas, políticas y procedimientos que una organización implementa para proporcionar dirección, aumentar la eficiencia y fortalecer la adherencia a las políticas.
Los 3 objetivos del control interno son
- Qué los informes financieros sean fiables
- Qué las operaciones sean eficaces y eficientes, y
- Qué las actividades cumplan con las leyes y reglamentos aplicables.
Características de un sistema de control interno adecuado
Un sistema de control interno eficaz incluye la planificación organizativa de una empresa y adopta todos los sistemas y procesos de trabajo para cumplir los siguientes objetivos
- Salvaguardar los activos de la empresa de robos y despilfarros.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas empresariales y de la legislación vigente.
- Evaluar las funciones de cada empleado y funcionario para aumentar la eficacia de las operaciones.
- Garantizar la veracidad y fiabilidad de los datos operativos y los estados financieros.
Hay que tener en cuenta que una organización empresarial, ya sea pequeña o grande, puede disfrutar de las ventajas de adoptar un sistema de control interno.
La prevención de robos, blanqueos y despilfarros de activos forma parte del sistema de control interno.
