¿Qué es un Plan Único de Cuentas?

El Plan único de cuentas es una lista en la que se presentan las cuentas necesarias para registrar eventos contables. En ella, se ordenan sistemáticamente todas las cuentas que conforman el sistema contable. Este Plan de Cuentas tiene como objetivo garantizar la uniformidad en el registro de operaciones económicas realizadas por los empresarios, con el propósito de lograr transparencia en la información contable, así como claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Este plan incluye un catálogo de cuentas, descripciones y la dinámica de su aplicación. Esta herramienta está disponible en el portal puc.com.co, que facilita el acceso a la información contable en Colombia.

Objetivos del Plan único de cuentas

Las principales metas del Plan único de cuentas son:

• Contribuir a los objetivos de la contabilidad.
• Reflejar toda la información relacionada con dichos objetivos.
• Facilitar el control de todos los ingresos y gastos.
• Proporcionar registros que simplifiquen tu atribución.
• Facilitar el análisis de la información financiera.

Codificación del Plan único de cuentas

La codificación del catálogo de cuentas y la estructura de su base se describen a continuación:

• Clase: primer dígito.
• Grupo: dos primeros dígitos.
• Cuenta: cuatro primeros dígitos.
• Subcuenta: seis primeros dígitos.

Las clases, que determinan el primer dígito, son las siguientes:

• Clase 1: Activos.
• Clase 2: Pasivos.
• Clase 3: Capital.
• Clase 4: Ingresos.
• Clase 5: Gastos.
• Clase 6: Costos de ventas.
• Clase 7: Costos de producción u operativos.
• Clase 8: Cuentas débito de órdenes.
• Clase 9: Cuentas crédito de órdenes.

Funcionalidad de PUC Virtual

La función principal de puc.com.co es proporcionar un sistema a través del cual puedas obtener descripciones y dinámicas de cuentas incluidas en el PUC para empresarios, según el Decreto Reglamentario No. 2650 de 1993.

A través de PUC Virtual, puedes realizar consultas en diferentes cuentas; el motor de búsqueda admite dos tipos de consultas:

1. Ingresar directamente el número de cuenta o código.
2. Ingresar parte del nombre de la cuenta.

Para buscar cuentas, también puedes acceder al sitio web agregando el código después de la dirección puc.com.co, por ejemplo, (puc.com.co/[aquí el número de cuenta]). Si necesitas estudiar el manejo de la cuenta «Bancos» (código 1110), el sitio web sería puc.com.co/1110.

Estructura del Catálogo de Cuentas PUC

El catálogo de cuentas PUC para empresarios en Colombia incluye la codificación del catálogo de cuentas, que se estructura en base a los siguientes niveles:

• Clase: Primer dígito.
• Grupo: Dos primeros dígitos.
• Cuenta: Cuatro primeros dígitos.
• Subcuenta: Seis primeros dígitos.

Las Clases 1, 2 y 3 incluyen cuentas que conforman el balance. Las Clases 4, 5, 6 y 7 se relacionan con cuentas de resultados o informes de resultados financieros. Las Clases 8 y 9 detallan cuentas de órdenes.

Tipos de Clases:

• Activos.
• Pasivos.
• Capital.
• Ingresos.
• Gastos.
• Costos de venta.
• Costos de producción u operativos.
• Cuentas débito de órdenes.
• Cuentas crédito de órdenes.

El Plan único de cuentas se puede definir como una relación o lista que agrupa diversas cuentas contables utilizadas para el registro de la actividad financiera de una empresa u organización correspondiente. En esta tabla puede incluirse información adicional que indique para cada cuenta los aspectos correspondientes de débito, crédito y saldo.

La tabla debe incluir la clasificación, distribución y agrupación de cuentas basada en el inventario de balances. Es posible diferenciar entre varios aspectos de activos y pasivos, así como clasificar y agrupar según la naturaleza de los elementos de capital y operaciones de la empresa, además de dividir cuentas de balance y cuentas de resultados.

Ahora, echemos un vistazo breve a cada una de las clases en el Plan único de cuentas:

Clase 1: Activos

Incluye un conjunto de cuentas que representan activos materiales e inmateriales y derechos que son propiedad de la organización y que representan una fuente potencial de beneficios presentes y futuros. En esta clase se definen los siguientes grupos:

• 11 – Disponible.
• 12 – Inversiones.
• 13 – Deudores.
• 14 – Inventarios.
• 15 – Bienes raíces, activos fijos.
• 16 – Activos intangibles.
• 17 – Gastos diferidos.
• 18 – Otros activos.
• 19 – Valores estimados.

Clase 2: Pasivos

Este conjunto de cuentas representa obligaciones que la organización asume en el curso de su actividad habitual y que deben pagarse en efectivo, bienes o servicios. Incluye los siguientes grupos:

• 21 – Obligaciones financieras.
• 22 – Proveedores.
• 23 – Deudas por cuentas.
• 24 – Impuestos, tasas y contribuciones.
• 25 – Obligaciones laborales.
• 26 – Obligaciones provisionales y temporales.
• 27 – Gastos diferidos.
• 28 – Otros pasivos.
• 29 – Bonos y pagarés comerciales.

Clase 3: Capital

Este es un conjunto de cuentas que representa el valor residual al restar el activo total y el pasivo externo, lo que resulta en los recursos netos de la organización. Incluye los siguientes grupos:

• 31 – Capital social
• 32 – Capital adicional
• 33 – Reservas
• 34 – Revaluación del capital
• 35 – Dividendos o acciones, cuotas o participaciones en el capital social
• 36 – Resultados del período actual
• 37 – Resultados de períodos anteriores
• 38 – Capital adicional por revaluación

Clase 4: Ingresos

Agrupa las cuentas que representan beneficios operativos y financieros que recibe la organización como resultado de su actividad económica en un período determinado. Incluye ingresos devengados y no recibidos. Se dividen en los siguientes grupos:

• 41 – Operacionales
• 42 – No operacionales
• 47 – Ajustes por inflación

Clase 5: Gastos

Estas cuentas representan los gastos operativos y financieros incurridos por la organización en su actividad económica. Los gastos se registran en la moneda nacional, y las operaciones en moneda extranjera deben realizarse al tipo de cambio UPAC. Pueden ser operativos o no operativos, y se identifican en los siguientes grupos:

• 51 – Gastos operativos de administración
• 52 – Gastos operativos de ventas
• 53 – No operacionales
• 54 – Impuesto a la renta y otros impuestos
• 59 – Ganancias y pérdidas

Clase 6: Costos de ventas

Agrupa las cuentas que representan los costos directos e indirectos necesarios para la actividad económica de la organización en un período determinado. Se divide en los siguientes grupos:

• 61 – Costos de ventas y prestación de servicios
• 62 – Compras

Clase 7: Costos de producción y gastos operativos

A diferencia de la clase anterior, esta agrupa las cuentas que representan los gastos relacionados directamente con la fabricación de bienes o la prestación de servicios, a los que la organización dirige sus ingresos. Incluye:

• 71 – Materias primas
• 72 – Mano de obra directa
• 73 – Gastos directos
• 74 – Servicios contratados

Clase 8: Débitos de cuentas de orden

Contiene cuentas que reflejan eventos o circunstancias que pueden crear derechos que afectan la estructura financiera de la organización, así como cuentas de registro utilizadas para el control interno de activos, la gestión de información, la gestión de cuentas financieras y la conciliación entre los registros contables de activos y las declaraciones de impuestos:

• 81 – Derechos esperados
• 82 – Deudores tributarios
• 83 – Deudas por cuentas pendientes
• 84 – Derechos esperados en reemplazo (CR)
• 85 – Deudores tributarios en reemplazo (CR)
• 86 – Deudas por cuentas pendientes en reemplazo (CR)

Clase 9: Créditos de cuentas de orden

Finalmente, esta clase agrupa las cuentas que registran obligaciones o contratos relacionados con posibles pasivos, que pueden afectar la estructura financiera de la organización. También incluye cuentas de registro utilizadas para el control interno de pasivos y capital, la gestión de información o el control de futuras situaciones financieras. Los grupos de esta clase son:

• 91 – Obligaciones posibles
• 92 – Acreedores tributarios
• 93 – Acreedores por cuentas pendientes
• 94 – Obligaciones posibles en reemplazo (DB)
• 95 – Acreedores tributarios en reemplazo (DB)
• 96 – Acreedores por cuentas pendientes en reemplazo (DB)

¿Para qué se utiliza el Plan Único de Cuentas en la economía colombiana? El Plan Único de Cuentas (PUC) garantiza la uniformidad al registrar transacciones económicas realizadas por empresarios, lo que permite lograr transparencia en la información contable, reflejando confiabilidad y permitiendo comparaciones. Además, previene problemas contables en los negocios debido a malas prácticas, falta de conocimiento financiero, falta de control sobre ingresos y gastos.

El Plan Único de Cuentas debe cumplir con los siguientes requisitos

Debe ser ordenado Debe ser constante con el tiempo Debe estar actualizado con los pagos de impuestos No debe depender de sistemas automatizados No debe almacenar documentos financieros No debe permitir cálculos aproximados ni errores

4 cualidades que debe tener un Plan único de cuentas

Por lo tanto, un Plan de Cuentas debe tener ciertas cualidades, como:

• Uniformidad: consistencia en los datos
• Integridad: deben estar presentes todas las cuentas necesarias
• Sistematicidad: seguir un orden específico
• Flexibilidad: permitir la inclusión de nuevas cuentas.

Tipos de Planes de Cuentas

Existen diferentes tipos de Planes de Cuentas, que se describen a continuación:

En resumen, el Plan Único de Cuentas es una parte esencial del sistema contable de Colombia, proporcionando una forma estructurada y uniforme de registrar eventos contables. Esta herramienta es fundamental para lograr transparencia, confiabilidad y comparabilidad de la información financiera de empresas y organizaciones en Colombia.