Qué es y Cómo Funciona un Datafono

Los avances tecnológicos han permitido que las formas de pago evolucionen y se adapten a las necesidades de los consumidores y comerciantes. Una de las herramientas más utilizadas en la actualidad para procesar pagos en establecimientos comerciales es el datafono, también conocido como punto de venta o POS por sus siglas en inglés.

En este artículo, profundizaremos en todo lo que necesitas saber sobre este dispositivo, sus características, ventajas y limitaciones, así como su funcionamiento y seguridad.

¿Qué es un datafono?

Definición

Un datafono es un dispositivo electrónico que permite procesar pagos con tarjeta de crédito o débito en un establecimiento comercial. Los comerciantes registran la venta en el dispositivo y el cliente ingresa su tarjeta para que sea leída por el lector. El datafono se conecta a una red de procesamiento de pagos que autoriza la transacción y transfiere los fondos de la cuenta del cliente a la del comerciante.

Tipos de datafonos

Existen diferentes tipos de datafonos en el mercado, desde los más básicos que solo permiten procesar pagos con tarjeta en la tienda, hasta los más avanzados que ofrecen servicios adicionales como la impresión de facturas o la gestión de inventarios. Algunos de los tipos de datafonos más comunes son:

• Conexión a Internet: permiten la conexión a redes Wi-Fi o móviles y también pueden usarse para realizar transacciones en línea.
• Inalámbricos: no necesitan estar conectados a la toma eléctrica y utilizan tecnología Bluetooth para conectarse a su base y recibir pagos.
• Móviles: funcionan a través de una aplicación instalada en un smartphone o tablet y pueden usarse en cualquier lugar con señal de datos.

Cómo funciona un datafono

Proceso de transacción

Cuando el cliente desea pagar con tarjeta de crédito o débito, el comerciante inicia la transacción ingresando el monto en el datafono. Luego, el cliente introduce su tarjeta en la ranura para tarjetas o acerca la tarjeta al dispositivo para que sea leída mediante tecnología inalámbrica. El datafono se conecta a la red de procesamiento de pagos, que verifica que la transacción sea válida y autoriza el pago.

Tecnología empleada

Los datafonos utilizan tecnología inalámbrica y chips para procesar pagos electrónicos. La mayoría de los dispositivos también cuentan con una pantalla táctil para ingresar la información de la transacción y una impresora para imprimir comprobantes de pago.

Ventajas de usar un datafono

Para el dueño del negocio

El uso de datafonos ofrece numerosas ventajas para los dueños de negocios, ya que les permite ampliar la base de clientes y mejorar la seguridad de las transacciones. Algunas de las principales ventajas son:

• Aumento en las ventas: los clientes que no llevan efectivo pueden optar por pagar con tarjeta, lo que aumenta el volumen de ventas.
• Mayor seguridad: reduce el riesgo de robos y asaltos, ya que no es necesario tener grandes cantidades de efectivo en la tienda.
• Facilidad de gestión: el datafono procesa automáticamente las transacciones y almacena los datos para simplificar la conciliación de pagos y la contabilidad.

Para el cliente

El uso de datafonos también tiene ventajas para los clientes, ya que les permite realizar pagos de manera fácil, rápida y segura. Algunas de las principales ventajas son:

• Mayor comodidad: no es necesario llevar efectivo encima.
• Mayor seguridad: reduce el riesgo de fraudes y robos.
• Registro de pagos: los pagos realizados con tarjeta quedan registrados en el extracto bancario del cliente, lo que facilita la gestión de sus finanzas personales.

Costos asociados a un datafono

Costo del dispositivo

El costo del datafono varía según el modelo y las características, pero generalmente oscila entre los $50 y los $300 dólares. Algunos proveedores ofrecen el dispositivo de manera gratuita o a precios reducidos a cambio de contratos a largo plazo o por el volumen de transacciones.

Comisiones y tasas

Además del costo del dispositivo, los comerciantes también deben considerar las comisiones y tasas que deben pagar por el uso del datafono. Estas comisiones varían según el proveedor del servicio y pueden incluir:

• Comisión por transacción: un porcentaje del monto total de la transacción.
• Tasa de descuento: una porción del monto total de la transacción que se cobra como tarifa de procesamiento.
• Cargo fijo mensual: una tarifa fija que se cobra mensualmente por el uso del servicio.

¿Cómo obtener un datafono?

Requisitos

Para obtener un datafono, los comerciantes deben cumplir con ciertos requisitos, como:

• Tener una cuenta de banco activa y registrada a nombre del comercio.
• Contar con una licencia comercial y estar al día con las obligaciones fiscales y tributarias.
• Proporcionar información sobre el volumen y el tipo de negocio que se realiza.

Proceso de adquisición

El proceso de adquisición de un datafono generalmente implica los siguientes pasos:

• Abrir una cuenta comercial con un proveedor de servicios de pago.
• Seleccionar el modelo de datafono que se adapte a las necesidades del negocio y realizar el pago correspondiente.
• Configurar el dispositivo y realizar pruebas de conexión y transacción.

Mantenimiento y seguridad del datafono

Cuidados básicos

Para garantizar el correcto funcionamiento del dispositivo, es importante seguir algunos cuidados básicos, como:

• Mantener el datafono limpio y libre de polvo.
• No exponer el dispositivo a temperaturas extremas o a la humedad.
• No golpear o maltratar el dispositivo.
• No conectar el datafono a fuentes de electricidad o cargadores no autorizados.

Prevención de fraudes y riesgos

Para evitar fraudes y riesgos en el uso del datafono, se recomienda tomar medidas como:

• Verificar la autenticidad de la tarjeta y la identidad del titular antes de procesar la transacción.
• No almacenar los datos de la tarjeta ni compartirlos con terceros.
• Asegurarse de contar con un software de seguridad actualizado y de un firewall que proteja el dispositivo.
• Realizar pruebas regulares de seguridad y corregir cualquier vulnerabilidad identificada.

Uso del datafono en línea

Ventajas del POS virtual

Además de los datafonos físicos, también existen los POS o datafonos virtuales, que permiten procesar pagos en línea mediante una plataforma de pago segura. Algunas de las ventajas del uso del POS virtual son:

• Mayor comodidad y rapidez en el proceso de pago para el cliente.
• Posibilidad de realizar transacciones en línea desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
• Facilidad para integrar el servicio de pago en la página web o aplicaciones móviles del comerciante.

Cómo funciona

El funcionamiento del POS virtual es similar al de los datafonos físicos: el cliente ingresa los datos de su tarjeta en la plataforma de pago y se verifica la validez de la transacción. Generalmente, los comerciantes pagan una comisión por cada transacción procesada en la plataforma.

Perspectivas de futuro del datafono

Innovaciones tecnológicas

El uso de los datafonos está en constante evolución y se espera que en el futuro se integren nuevas tecnologías, como el reconocimiento facial o el pago mediante wearables. También es probable que se incremente el uso de POS virtuales y el procesamiento de pagos a través de aplicaciones móviles.

Mercado global

El mercado global de los servicios de pago ha experimentado un crecimiento constante en los últimos años y se espera que continue su expansión durante los próximos años a medida que el uso del efectivo disminuya y el comercio electrónico aumente.

Datos curiosos

• El primer datafono se creó en 1979 en un supermercado de Dayton, Ohio.
• El término "POS" o "Point of Sale" fue acuñado por el fundador de IBM, Thomas J. Watson.
• El país con mayor penetración de POS en América Latina en 2020 era Brasil, con un 58% de los comercios que aceptaban pagos electrónicos.
• En algunos países, como Suecia, Noruega y Dinamarca, el uso del efectivo es muy limitado y la mayoría de los pagos se realizan con tarjeta o mediante transacciones bancarias.

Ejemplos de uso de datafonos

Pequeños negocios

Los datafonos son especialmente útiles para pequeños negocios que no pueden permitirse el riesgo de manejar grandes cantidades de efectivo. Un ejemplo de ello son los vendedores ambulantes o los pequeños emprendedores que venden productos en ferias y mercados.

Grandes cadenas

Las grandes cadenas de comercios, como supermercados o tiendas departamentales, también utilizan datafonos para procesar los pagos de sus clientes. En estos casos, se utilizan dispositivos más grandes y sofisticados, capaces de procesar grandes volúmenes de transacciones y conectados directamente a los sistemas de gestión del negocio.

Datafono vs otros medios de pago

Efectivo

El efectivo es un medio de pago ampliamente utilizado en todo el mundo, pero presenta el riesgo de robos y dificultades para su manejo y cambio. Los datafonos ofrecen mayor seguridad y reducen la necesidad de contar con grandes cantidades de efectivo en el negocio.

Cheques

El uso de cheques ha ido disminuyendo en los últimos años, ya que pueden tardar en ser procesados y generan mayores costos de administración para los negocios. Los datafonos ofrecen mayor rapidez y eficiencia en el procesamiento de pagos.

Tarjetas de crédito/débito

El uso de tarjetas de crédito y débito ha aumentado en los últimos años debido a su comodidad y seguridad en las transacciones. Los datafonos son una herramienta esencial para procesar estos pagos de manera rápida y eficiente.

Limitaciones del uso del datafono

Aunque los datafonos ofrecen numerosas ventajas, también tienen algunas limitaciones, como:

• Dependencia de la conectividad: en casos de problemas con la conexión a Internet o de energía eléctrica el dispositivo no podrá procesar pagos.
• Costos asociados: los comerciantes deben pagar numerosas comisiones y tasas por el uso del dispositivo y los servicios asociados.
• No todos los comerciantes califican: algunos comerciantes aún no cumplen con los requisitos necesarios para obtener un datafono.

Conclusión

Los datafonos son una herramienta esencial para procesar pagos electrónicos en los negocios. Ofrecen numerosas ventajas tanto para los comerciantes como para los clientes, así como una mayor seguridad en las transacciones. Aunque tienen algunas limitaciones y costos asociados, el uso cada vez más extendido de las tarjetas de crédito y débito hace que los datafonos sean una necesidad para cualquier negocio que desee ofrecer un servicio completo y eficiente a sus clientes.

Preguntas frecuentes

¿Es seguro usar un datafono?

Sí, el uso de un datafono es seguro siempre y cuando se tomen las medidas necesarias de seguridad y se sigan las recomendaciones del proveedor del servicio.

¿Cuánto cuesta adquirir un datafono?

El costo de un datafono varía según el modelo y las características, pero generalmente oscila entre los $50 y los $300 dólares. Además, se deben considerar las comisiones y tasas asociadas.